O. 0114-34/1/05

P R O T O K Ó Ł

kontroli przeprowadzonej w:
•	Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Przodkowie  ul. Bursztynowa 3  83-304 Przodkowo.
w dniu:
•	14 grudnia 2005 r.
przez: 
•	Bartosza Szyca - Inspektora ds. Kontroli, działającego na podstawie upoważnienia O.0114-34/05 do przeprowadzenia kontroli finansowej z dnia 09.12.2005 r., wydanego przez Starostę Kartuskiego.

Zakres kontroli: prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków (co najmniej 5% planu finansowego).

Badany okres: od dnia 01.01.2005 r. do 31.10.2005 r.

Jednostka nadrzędna: Starostwo Powiatowe w Kartuzach  ul. Dworcowa 1  83-300 Kartuzy.

DANE OGÓLNE

1.	Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pan Kazimierz Klas.
2.	Głównym księgowym kontrolowanej jednostki do dnia 31.08.2005 r. była Pani Dorota Duchnowska. 
Od dnia 01.09.2005 r. pełniącym obowiązki głównego księgowego jest Pani Justyna Maciejewska.

USTALENIA  KONTROLI

I. Kontrola wewnętrznych aktów organizacyjnych i procedur.
•	Procedury kontroli związane z procesami gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych (art. 35a ustawy o finansach publicznych) oraz polityka rachunkowości jednostki (art. 10 ustawy o rachunkowości) - tabela 1.
Tabela 1
Lp.	wymagany zakres	charakterystyka 	
1	Pobieranie i gromadzenie środków publicznych	Stosowanie według charakteru działalności jednostki, w oparciu o regulacje ustawowe i umowne.	
2	Zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków (w tym wstępna ocena celowości i gospodarności)	Zarządzenie nr 33 z 02.01.2004 r. w sprawie zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i zasad dokonywania wydatków przez ZSP w Przodkowie. Załącznik nr 1 do w/w Zarządzenia to: „Zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków”, Załącznik nr 2 to: „Procedury kontroli zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków”. Zarządzenie zostało zmienione Zarządzeniem nr 33 z 01.09.2005 r. w zakresie zmiany na stanowisku głównego księgowego.	
3	Udzielania zamówień publicznych	W oparciu o regulacje ustawowe.	
4	Zwrot środków publicznych	Stosowanie według charakteru działalności jednostki, w oparciu o regulacje ustawowe i umowne.	
5	Gospodarowanie mieniem	Stosowanie według charakteru działalności jednostki, w oparciu o regulacje ustawowe i umowne, według  zasad rachunkowości oraz Zarządzenie Nr  32 z 2004 r. i 2005 r.  i Zarządzenie nr 34 z 02.01.2004 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej (zmienione Zarządzeniem nr 34 z 01.09.2005 r. w zakresie zmiany na stanowisku głównego księgowego).  	
6	Polityka rachunkowości	Zarządzenie nr 32 z 02.01.2004 r. w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości, w którym opisano: ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, opis systemu przetwarzania danych- systemu informatycznego), system służący ochronie danych.  W dniu 20.12.2004 r. sporządzono: Aneks do wykazu kont księgi głównej oraz zasad klasyfikacji zdarzeń. Zarządzenie nr 32 z 2004 r. zostało zmienione Zarządzeniem nr 32 z 01.09.2005 r. w zakresie zmiany na stanowisku głównego księgowego.
Zarządzenie nr 14 z 22.11.2002 r.- Instrukcja dotycząca obiegu i kontroli dokumentów.	

II. Kontrola wydatków obejmująca ponad 5 % planowanych wydatków.	

Kontrolę oparto na wyrywkowej analizie dowodów księgowych zewnętrznych i wewnętrznych. Ewidencję księgową jednostka prowadzi komputerowo. Dowody księgowe są oznaczone (numeracja dowodów źródłowych jest zgodna z zapisami w dzienniku głównym, główna księgowa uzupełni numerację na dokumentach papierowych od dnia 01.08.2005 r.). Dowody księgowe zawierają wymagane podpisy.  Informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Justyna Maciejewska.

1.	Kontrola wydatków w Dziale 801  Rozdziale 80123 (Licea profilowane) Skontrolowano wydatki na kwotę ogółem 39.726,00  zł., z tego:

§ 4440- odpisy na ZFŚS w kwocie 39.726,00 zł. Środki przekazano na wyodrębniony rachunek bankowy w dniach: 25.05.2005 r. kwota 29.794,50 zł. (wb 49, dok. 145, dow. 120/05 poz. 3) i 28.09.2005 r. kwota 9.931,50 zł. (wb 93). Zaangażowanie środków finansowych księgowane z dniem przekazania środków na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS w kwocie przekazanego odpisu. 
Naliczenie odpisu (według uzasadnienia wydatków do planu finansowego na 2005 r. z 08.10.2004 r.- pismo L.dz. ZSP/3012/321/2004) dla Rozdziału 80123 i 80130 przedstawia tabela nr 2.
										Tabela nr 2
wyszczególnienie	liczba zatrudnionych
(przeciętna)	stawka	kwota 
(2 x 3)	
1	2	3	4	
nauczyciele	29,90
6,97	1 946,19	58 191,08
9 042,40	
administracja i obsługa	6		4 302,00	
emeryci			2 897,00	
razem			74 432,48	
Do naliczenia odpisu dla administracji i obsługi przyjęto stawkę z roku 2004 
(717,00 zł.), która były podstawą do przyjęcia projektu planu finansowego na rok 2005 (plan 80123 § 4440- 39 726). Do dnia kontroli nie skorygowano naliczenia odpisu do obowiązującej stawki w roku 2005 (733,25 zł.- wyliczonej w oparciu o Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 18.02.2005 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2004 r.  i w drugim półroczu 2004 r.).  W piśmie do Zarządu Powiatu Kartuskiego z dnia 16.12.2004 r. (L.dz. ZSP/3012/389/2004) przedstawiono plan finansowy na rok 2005, w którym zapisano w Rozdziale 80123 § 4440 kwotę 39.726,00 zł.

2.	Kontrola wydatków w Dziale 801  Rozdziale 80130 (Szkoły zawodowe). Skontrolowano wydatki na kwotę ogółem  128.925,38 zł., z tego:

§ 4210- zakup materiałów i wyposażenia w kwocie ogółem  12.498,76  zł., w tym:
- faktura VAT z 27.01.2005 r. (dok. 23/05 poz. 4, dow. 2/3), kwota 573,97 zł.- zakup środków chemicznych (sprzątanie pomieszczeń szkolnych). Zapłata gotówką (rk 2/2005 z 24-31.01.2005 r.- dok. 24)- pobranie gotówki w dniu 27.01.2005 r. (wb 7, dok.13, dow. 12/05).  Zaangażowanie środków finansowych (wstępna kontrola) dok. 41, dow. 31 i 32/2005 z 26.01.2005 r.
- faktura VAT z 16.02.2005 r. Skład (dow. 45/05 poz. 7), kwota 9.662,40 zł.- olej opałowy (według umowy 70/04 z 16.07.2004 r.). Zapłata 24.02.2005 r. (wb 18, dok. 52, dow. 45). Zaangażowanie dok. 69, dow. 42/2005 z 07.02.2005 r..
- faktura VAT z 07.04.2005 r. (dow. 91/05 poz. 5), kwota 197,98 zł.- tonery, skoroszyty. Zapłata 14.04.2005 r. (wb 38, dok. 110, dow. 91). Zaangażowanie dok. 140, dow. 92/2005 z 07.04.2005 r.
- faktura VAT z 12.04.2005 r. (dow. 95/05 poz. 2), kwota 1.283,81 zł.- zakup pieczęci (wg zamówienia z 04.03.2005 r.). Zapłata 20.04.2005 r. (wb 40, dok. 114, dow. 95). Zaangażowanie dok. 147, dow. 54/2005 z 22.02.2005 r.
- faktura VAT z 28.06.2005 r. (dow. 166/05 poz. 2), kwota 73,57 zł.- zakup segregatorów. Zapłata 29.06.2005 r. (wb 63, dok. 208, dow. 166). Zaangażowanie dok. 240, dow. 175/2005 z 27.06.2005 r.
- rachunek z 22.07.2005 r. (dow. 190/05 poz. 5), kwota 464,30 zł.- druki szkolne (legitymacje, arkusze ocen, dzienniki). Zapłata 28.07.2005 r. (wb 71, dok. 238, dow. 190). Zaangażowanie dok. 270, dow. 182/2005 z 04.07.2005 r.
- faktura VAT z 03.08.2005 r., kwota 48,73 zł.- zakup paliwa do kosiarki. Zapłata 10.08.2005 r. (wb 75). Zaangażowanie dow. 199/2005 z 02.08.2005 r.
- faktura VAT z 18.10.2005 r, kwota 194,00 zł. Zapłata 20.10.2005 r. (wb 101). Zaangażowanie dow. 281/2005 z 10.10.2005 r.

§ 4240- zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek w kwocie ogółem 15.840,00 zł., w tym:
-  faktura VAT z 13.09.2005 r., kwota 15.840,00 zł.- zestawy komputerowe (6 sztuk, w tym 1 z drukarką) według przeprowadzonego przetargu. Zapłata 30.09.2005 r. (wb 94). Zaangażowanie dow. 248/2005 z 12.09.2005 r. Termin zapłaty określono na 20.09.2005 r. jednak z powodu usterki technicznej, po uzgodnieniach, przesunięto termin zapłaty.
	
§ 4270- zakup usług remontowych w kwocie ogółem 61.092,62  zł., w tym:
- faktura VAT z 31.08.2005 r., kwota 48.871,76 zł.- remont pomieszczeń budynku ZSP w Przodkowie według umowy z 09.08.2005 r. (wymiana instalacji co, remont posadzki). Zapłata 02.09.2005 r. (wb 84). Zaangażowanie dok. 267, dow. 193/2005 z 28.07.2005 r.
- faktura VAT z 01.09.2005 r., kwota 7.255,46 zł.- roboty malarskie w ZSP (kuchnia, „stara” część budynku). Zapłata 02.09.2005 r. (wb 84). Zaangażowanie dok. 268, dow. 194/2005 z 28.07.2005 r.
- faktura VAT z 07.09.2005 r., kwota 4.965,40 zł.- wykonanie instalacji sieci komputerowej. Zapłata 14.09.2005 r. (wb 88). Zaangażowanie dow. 238/2005 z 06.09.2005 r.

§ 4300- zakup usług pozostałych w kwocie ogółem  4.788,00 zł., w tym:
- faktura VAT z 31.05.2005 r. (dow. 134/05 poz. 6), kwota 305,00 zł.- prowadzenie zadań w zakresie służby BHP (według umowy nr 19/99 z późn. zm.). Zapłata 01.06.2005 r. (wb 51, dok. 163, dow. 134/05). Zaangażowanie dok. 201, dow. 149/2005 z 01.06.2005 r.
- faktura VAT z 31.05.2005 r. (dow. 139/05 poz. 3), kwota 183,00 zł.- abonament konserwacji systemu alarmowego m-c marzec-maj 2005, na podstawie umowy nr KNO/0135/02/GDA. Zapłata 08.06.2005 r. (wb 54, dok. 168, dow. 139/05). Zaangażowanie dok. 210, dow. 84/2005 z 01.04.2005 r..
- faktura VAT z 10.07.2005 r. (dow. 183/05 poz. 2), kwota 4.000,00 zł.- przegląd techniczny obiektu szkolnego oraz obsługa techniczno-inwestorska w 2005 r. Zapłata gotówką (rk z 11-15.07.2005 r. nr 25/2005 dok. 229, dow. 183/05). Pobranie gotówki w dniu 11.07.2005 (wb 69, dok. 228, dow. 182/05). Zaangażowanie dok. 264, dow. 179/2005 z 30.06.2005 r.
- rachunek  z 30.09.2005 r., kwota 300,00 zł.- badania profilaktyczne i sanitarno epidemiologiczne pracowników (6 osób). Zapłata 07.10.2005 r. (wb 98). Zaangażowanie dow. 270/2005 z 
29.09.2005 r.

§ 4440- odpisy na ZFŚS w kwocie 34.706,00 zł. Środki przekazano na wyodrębniony rachunek bankowy w dniach: 25.05.2005 r. kwota 26.029,50 zł. (wb 49, dok. 145, dow. 120/05 poz. 3) i 28.09.2005 r. kwota 8.676,50 zł. (wb 93). Zaangażowanie środków finansowych księgowane z dniem przekazania środków na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS w kwocie przekazanego odpisu. W piśmie do Zarządu Powiatu Kartuskiego z dnia 16.12.2004 r. (L.dz. ZSP/3012/389/2004) przedstawiono plan finansowy na rok 2005, w którym zapisano w Rozdziale 80130 § 4440 kwotę 34.706,00 zł.

Kontrola zgodnie z wymogami art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych obejmuje co najmniej 5% wydatków kontrolowanej jednostki- ogółem skontrolowano wydatki na kwotę 168 651,38 zł. Plan finansowy wydatków ogółem na dzień 31.10.2005 r. wynosił 1 921 409  zł. Skontrolowane wydatki to 8,8 % planu i 
10,7 %  wykonania wydatków, które wynosiło 1 577 762,51 zł. 
Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. 

W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole Dyrektor , Główny księgowy, kontrolowanej jednostki wniósł / nie wniósł do protokołu, przed jego podpisaniem, pisemne zastrzeżenia, które włączono do niniejszego protokołu. Jeśli zastrzeżenia zostały wniesione, to termin przedłożenia szczegółowych i udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu siedmiu dni od daty podpisania protokołu. 
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Dyrektorowi kontrolowanej jednostki.	

Kontrolę odnotowano w książce kontroli pod poz. Nr  8.

Przodkowo, dnia 13.01.2006 r.

PODPISY:

Dyrektor kontrolowanej jednostki					Kontrolujący

Mgr Kazimierz Klas							Bartosz Szyca

p.o. Główny księgowy

Justyna Maciejewska